Ga naar inhoud

E-mail Integratie

Maak automatisch items aan uit doorgestuurde e-mails.

Bedrijfsinstellingen met Integraties

Overzicht

De e-mail integratie laat u:

  • E-mails doorsturen naar uw project
  • AI extraheert automatisch items
  • Bijlagen worden gekoppeld
  • Afzenderinformatie wordt bewaard

E-mails Doorsturen

Project E-mailadres

Elk project heeft een uniek e-mailadres:

  1. Open uw project.

  2. Ga naar Instellingen > E-mail Integratie.

  3. Kopieer het project e-mailadres.

  4. Formaat: project-[code]@inbox.sitewhiz.eu

E-mail Versturen

  1. Stuur een e-mail door naar het project e-mailadres.

  2. Of zet het adres in CC/BCC.

  3. De e-mail wordt automatisch verwerkt.

AI Verwerking

Automatische Extractie

Wanneer een e-mail binnenkomt:

  • Onderwerp en inhoud worden geanalyseerd
  • Items worden voorgesteld op basis van de inhoud
  • Bijlagen worden gekoppeld aan items
  • Afzender wordt opgeslagen als referentie

Voorgestelde Items

De AI herkent:

Type Voorbeeld
Acties "Graag volgende week de tekeningen aanleveren"
Besluiten "We hebben besloten om optie B te kiezen"
Problemen "Er is een lekkage geconstateerd"
Vragen "Kunnen jullie bevestigen wanneer..."

Items Bevestigen

  1. Ga naar Items in uw project.

  2. Bekijk de voorgestelde items (gemarkeerd als concept).

  3. Bewerk indien nodig.

  4. Klik op Bevestigen om het item aan te maken.

  5. Of klik op Negeren om de suggestie te verwijderen.

Suggesties Bekijken

AI-gegenereerde items worden als concept gemarkeerd totdat u ze bevestigt. U behoudt volledige controle.

Bijlagen

Ondersteunde Formaten

E-mailbijlagen worden automatisch verwerkt:

Formaat Verwerking
PDF Volledig doorzoekbaar, AI-analyse
Afbeeldingen Gekoppeld aan items
Office documenten Geconverteerd en doorzoekbaar
Tekeningen Als plattegrond toegevoegd

Bijlagen Bekijken

  1. Open het aangemaakte item.

  2. Scroll naar de Bijlagen sectie.

  3. Klik op een bijlage om te openen.

E-mail Threads

Gesprekken Volgen

Bij doorgestuurde e-mailthreads:

  • Alle berichten worden geanalyseerd
  • Items worden per relevant bericht aangemaakt
  • Chronologie wordt bewaard
  • Afzenders worden geregistreerd

Context Behouden

Elk item bevat:

  • Originele e-mailinhoud
  • Datum en tijd
  • Afzender
  • Thread-referentie

Instellingen Configureren

E-mail Integratie Inschakelen

  1. Ga naar Instellingen > E-mail Integratie.

  2. Schakel E-mail Integratie in.

  3. Configureer uw voorkeuren.

Voorkeuren

Instelling Beschrijving
Auto-bevestigen Items direct aanmaken zonder review
Bijlagen verwerken PDF's en documenten analyseren
Notificaties Melding bij nieuwe e-mail items

Beveiliging

Toegestane Afzenders

Beperk wie e-mails kan sturen:

  1. Ga naar E-mail Integratie instellingen.

  2. Schakel Alleen toegestane afzenders in.

  3. Voeg e-mailadressen of domeinen toe.

Spam Bescherming

Het systeem filtert automatisch:

  • Spam en phishing
  • Nieuwsbrieven
  • Automatische berichten

Probleemoplossing

E-mail Niet Ontvangen

Als een e-mail niet wordt verwerkt:

  1. Controleer het projectadres op typefouten.

  2. Verifieer dat e-mail integratie is ingeschakeld.

  3. Controleer of afzender is toegestaan.

  4. Wacht enkele minuten op verwerking.

Items Niet Aangemaakt

Als geen items worden gesuggereerd:

  1. Controleer of de e-mail relevante inhoud bevat.

  2. Bekijk de Verwerkte E-mails log.

  3. Maak handmatig items aan indien nodig.

Gerelateerde Onderwerpen