Ga naar inhoud

Item Workflow

De item levenscyclus en statusovergangen begrijpen.

Overzicht

Items in SiteWhiz volgen een eenvoudige workflow:

Open → In Behandeling → Gesloten

Deze workflow helpt werk te volgen van ontdekking tot voltooiing.

Itemstatussen

Open

De startstatus voor nieuwe items:

  • Item is aangemaakt
  • Werk is nog niet gestart
  • Wacht op toewijzing of actie

In Behandeling

Er wordt actief aan gewerkt:

  • Iemand werkt aan het item
  • Wacht op informatie of goedkeuring
  • Gedeeltelijk voltooid

Gesloten

Item is voltooid:

  • Werk is afgerond
  • Probleem is opgelost
  • Besluit is genomen
  • Vraag is beantwoord

Statusovergangen

Geldige Overgangen

Van Naar Wanneer
Open In Behandeling Werk begint
Open Gesloten Snelle oplossing
In Behandeling Gesloten Werk voltooid
In Behandeling Open Werk gepauzeerd
Gesloten Open Heropend

Automatische Updates

Sommige acties triggeren statuswijzigingen:

  • Toewijzen van een item kan naar "In Behandeling" zetten
  • Toevoegen van een oplossing kan naar "Gesloten" zetten

Itemtypen en Workflows

Acties

Taken die moeten worden voltooid:

  1. Open - Taak geïdentificeerd
  2. In Behandeling - Iemand werkt eraan
  3. Gesloten - Taak voltooid

Besluiten

Keuzes die moeten worden gemaakt:

  1. Open - Besluit in afwachting
  2. In Behandeling - Onder bespreking
  3. Gesloten - Besluit genomen

Problemen

Kwesties die oplossing nodig hebben:

  1. Open - Probleem geïdentificeerd
  2. In Behandeling - Wordt onderzocht/opgelost
  3. Gesloten - Probleem opgelost

Vragen

Informatieverzoeken:

  1. Open - Vraag gesteld
  2. In Behandeling - Antwoord wordt gezocht
  3. Gesloten - Vraag beantwoord

Best Practices

Houd Status Actueel

  • Werk status bij zodra werkstatus verandert
  • Laat items niet onbepaald "In Behandeling"
  • Sluit items direct af wanneer voltooid

Gebruik Opmerkingen

Voeg bij statuswijziging context toe:

  • Waarom gaat dit naar In Behandeling?
  • Wat was de oplossing?
  • Waarom wordt dit heropend?

Controleer Regelmatig

  • Bekijk openstaande items wekelijks
  • Volg verouderde "In Behandeling" items op
  • Archiveer oude gesloten items

Filteren op Status

Openstaande Items Vinden

Gebruik filters om te zien wat aandacht nodig heeft:

  1. Ga naar de Items pagina.

  2. Klik op Filter > Status.

  3. Selecteer Open.

  4. Bekijk alle items die actie vereisen.

Achterstallige Items Vinden

Items voorbij hun deadline met Open of In Behandeling status:

  1. Pas het Achterstallig filter toe.

  2. Bekijk en werk bij of wijs opnieuw toe indien nodig.

Rapporteren over Status

Item Aantallen

Het dashboard toont:

  • Totaal openstaande items
  • Items in behandeling
  • Recent gesloten

Trendanalyse

Volg over tijd:

  • Aangemaakte vs. gesloten items
  • Gemiddelde tijd tot sluiten
  • Items per type en status

Items Heropenen

Wanneer Heropenen

Heropen gesloten items wanneer:

  • Probleem terugkeert
  • Werk was onvolledig
  • Besluit moet worden herzien
  • Aanvullende informatie nodig is

Hoe Heropenen

  1. Open het gesloten item.

  2. Klik op de statusbadge.

  3. Selecteer Open of In Behandeling.

  4. Voeg een opmerking toe die uitlegt waarom.

Items Archiveren

Automatisch Archiveren

Gesloten items kunnen automatisch worden gearchiveerd na:

  • Een ingestelde periode (bijv. 90 dagen)
  • Projectvoltooiing
  • Handmatige archiefactie

Gearchiveerde Items Bekijken

  1. Schakel Toon Gearchiveerd filter in.

  2. Gearchiveerde items verschijnen met indicator.

  3. Kunnen worden gedearchiveerd indien nodig.

Gerelateerde Onderwerpen