Ga naar inhoud

Documenten

Beheer je projectdocumenten via cloud opslag synchronisatie en email integratie. Deze handleiding behandelt alles over het beheren van je projectdocumenten.

Wat Zijn Documenten?

Documenten in SiteWhiz zijn de kennisbank van je project:

  • Specificaties - Technische eisen en standaarden
  • Contracten - Overeenkomsten en juridische documenten
  • Tekeningen - Plattegronden en technische tekeningen
  • Rapporten - Inspectierapporten en voortgangsupdates
  • Foto's - Werffoto's en documentatie
  • Emails - Projectcommunicatie en beslissingen

AI Assistent

Om vragen te stellen over je documenten of items aan te maken via de chat, zie de AI Assistent Gids →.

Ondersteunde Bestandsformaten

SiteWhiz ondersteunt de volgende bestandsformaten voor documentverwerking:

Formaat Extensies Verwerking
PDF .pdf Volledige tekst extractie + OCR
Word .doc, .docx Volledige tekst extractie
Excel .xls, .xlsx Tabel en data extractie
Tekst .txt Directe tekst extractie

Bestandsgrootte limiet: - Maximum per bestand: 50 MB - Grotere bestanden kunnen geweigerd worden of traag verwerken

Andere bestandstypes

Andere bestandstypes (zoals PowerPoint, afbeeldingen, archieven) worden niet verwerkt als documenten. Alleen PDF, Word, Excel en tekstbestanden worden geanalyseerd en doorzoekbaar gemaakt.

Meerdere formaten van hetzelfde document

Als je hetzelfde document in meerdere formaten hebt (bijvoorbeeld zowel PDF als Excel of Word), voeg dan +-+ toe aan de PDF-bestandsnaam om deze te negeren. De AI begrijpt Excel en Word documenten beter dan PDF's, vooral voor complexe documenten zoals meetstaten. Door de PDF te negeren en alleen de Excel/Word versie te gebruiken, maakt de chatbot minder fouten.

Document Classificaties

SiteWhiz classificeert automatisch je documenten in verschillende types. Deze classificatie helpt de AI om documenten beter te begrijpen en de juiste informatie te extraheren.

Beschikbare Classificaties

Classificatie Beschrijving Voorbeelden
price_breakdown Gedetailleerde prijslijsten Meetstaten, uitgebreide offertes, vorderingen
financial Financiële documenten Facturen, offertes, prijsopgaven, kostenramingen
contract Contractuele documenten Contracten, overeenkomsten, aannemingscontracten
technical Technische documentatie Berekeningen, specificaties, normen, bestekken
drawing Tekeningen en plannen Bouwtekeningen, vloerplannen, installatieschema's
survey Opmetingen en onderzoek Landmetingen, grondonderzoek, bodemrapporten
permit Vergunningen en certificaten Vergunningen, goedkeuringen, keuringen
safety Veiligheidsdocumenten Risico-analyses, veiligheidsplannen, procedures
report Rapporten Werfverslagen, notulen, voortgangsrapporten
correspondence Correspondentie E-mails, brieven, communicatie
administrative Administratieve documenten Formulieren, registraties

Hoe classificatie werkt: - SiteWhiz analyseert automatisch de inhoud van elk document - De AI bepaalt het meest waarschijnlijke type op basis van tekst, structuur en context - Classificatie gebeurt tijdens de verwerking - Je kunt documenten filteren op type in de Documenten-pagina

Cloud Opslag Integratie

Synchroniseer automatisch documenten van Dropbox of OneDrive.

Ondersteunde providers: - Dropbox (persoonlijk en zakelijk) - OneDrive (persoonlijk en zakelijk)

Wat synchroniseert: - Nieuwe bestanden geüpload naar geselecteerde map - Gewijzigde bestanden (updates in SiteWhiz) - Mapstructuur behouden

Wat niet synchroniseert: - Verwijderde bestanden (blijven in SiteWhiz) - Bestanden buiten geselecteerde map - SiteWhiz → Cloud (eenrichtingssync van cloud naar SiteWhiz)

Gedetailleerde instructies

Voor volledige stap-voor-stap instructies over cloud opslag integratie, inclusief verbinden, configureren en beheren, zie de Projecten Gids →.

Email Integratie

Verwerk automatisch documenten ontvangen via email.

Per-Gebruiker Integratie

Email integratie wordt per gebruiker geconfigureerd in je gebruikersinstellingen. Elk teamlid verbindt zijn eigen Outlook account.

Hoe het werkt:

  1. Verbind je Outlook account (Microsoft 365) in je gebruikersinstellingen
  2. Configureer welke Outlook map je wilt volgen voor elk project
  3. Sorteer emails naar die map in Outlook
  4. AI verwerkt automatisch email inhoud en bijlagen
Email Integratie Instellen

Outlook Verbinden (Gebruikersinstellingen)

  1. Ga naar Instellingen → Integraties (je gebruikersinstellingen, niet projectinstellingen)
  2. Klik Verbind Outlook
  3. Log in bij Microsoft account
  4. Autoriseer SiteWhiz toegang
  5. Verbinding bevestigd

Per Gebruiker

Elk teamlid moet zijn eigen Outlook account verbinden. Email integratie is gebruikersspecifiek, niet projectbreed.

Projectmap Configureren (Per Project)

  1. Ga naar Projectinstellingen → Email Configuratie
  2. Voer Outlook mappad in voor dit specifieke project (bijv. /Archief/Projecten/Gebouw A)
  3. Klik Opslaan

Mappad voorbeelden: 

/Inbox
/Archief/Projecten/Gebouw A
/Gedeelde Mappen/Klant Naam/Documenten

Hoe het systeem werkt: - Je verbindt je Outlook account één keer in gebruikersinstellingen (Instellingen → Integraties) - Voor elk project configureer je het MAPPAD in projectinstellingen - SiteWhiz volgt automatisch emails die in die map arriveren - Alle emails in geconfigureerde map (en submappen) worden verwerkt - Emails in andere mappen worden genegeerd

Email Integratie Gebruiken

Stap 1: Ontvang Email

  • Krijg email met bouwplaatsrapport, offerte of specificatie
  • Email kan PDF bijlagen bevatten

Stap 2: Sorteer in Outlook

  • Verplaats email naar de geconfigureerde Outlook map
  • Sleep van Inbox naar projectmap, of gebruik "Verplaatsen naar map"
  • Je doet dit gewoon in Outlook - NIET via SiteWhiz

Stap 3: Automatische Verwerking

  • SiteWhiz detecteert de nieuwe email automatisch (binnen enkele minuten)
  • AI leest email inhoud
  • Analyseert bijlagen (PDF's, afbeeldingen, documenten)
  • Extraheert actiepunten en beslissingen
  • Maakt gesuggereerde items in AI Extractie sectie

Je tijdsbesparing: Van 3 minuten typen naar 5 seconden slepen.

E-mailreeks Verwerking

Volledige context begrip:

  • De AI leest hele email threads
  • Begrijpt gespreksverloop
  • Extraheert finale beslissingen
  • Maakt uitgebreide items

In plaats van 5 aparte items, krijg je één item met volledige geschiedenis.

Bekijken Voor Bevestiging

Emails verschijnen eerst als AI suggesties:

  1. Ga naar AI Extractie in je project
  2. Bekijk gesuggereerde items
  3. Bewerk indien nodig
  4. Vink relevante items aan
  5. Klik Bevestig

Privacy en Beveiliging

  • Alleen emails die je naar projectmap verplaatst worden verwerkt
  • AI heeft geen toegang tot je hele inbox
  • Verwerkt op beveiligde servers
  • Geen data gedeeld met derden
  • Je kunt altijd emails negeren door ze uit de projectmap te verwijderen

Documenten Negeren

Soms wil je dat SiteWhiz bepaalde documenten niet verwerkt. Dit kan handig zijn voor:

  • Tijdelijke bestanden
  • Testdocumenten
  • Oude versies die je wilt behouden maar niet verwerken

Hoe te gebruiken:

  • Voeg +-+ toe aan de bestandsnaam in je cloud opslag
  • Bijvoorbeeld: rapport.pdf → rapport +-+.pdf
  • SiteWhiz zal dit document automatisch negeren tijdens synchronisatie
  • Het document wordt als verwijderd gemarkeerd en embeddings worden opgeschoond

Voorbeelden: - offerte_v1 +-+.pdf - Oude versie die je niet wilt verwerken - test +-+ document.pdf - Testbestand - tijdelijk +-+ bestand.docx - Tijdelijk document

Bestandsnaam wijzigen

Je kunt de bestandsnaam in Dropbox of OneDrive wijzigen om het +-+ patroon toe te voegen. SiteWhiz detecteert dit automatisch tijdens de volgende synchronisatie.

Verwerkingsstatus

Elk document toont zijn verwerkingsstatus:

Status Betekenis
Verwerken Document wordt momenteel verwerkt door de AI
Klaar Document is volledig verwerkt en doorzoekbaar
Fout Verwerking mislukt (probeer opnieuw of neem contact op)

Verwerkingstijd: - Kleine documenten (< 10 pagina's): 30 seconden - 2 minuten - Grote documenten (100+ pagina's): 5-10 minuten - Afhankelijk van documenttype en complexiteit

Beste Praktijken

Organisatie: - Gebruik duidelijke, beschrijvende bestandsnamen - Verwijder verouderde versies of markeer ze met +-+ - Groepeer gerelateerde documenten in mappen - Houd documenten actueel

Kwaliteit: - Gebruik tekstgebaseerde PDF's wanneer mogelijk (geen gescande afbeeldingen) - Zorg dat scans hoge resolutie zijn (300 DPI+) - Gebruik volledige documenten (geen uittreksels)

Toegang: - Gebruik cloud sync voor automatische updates

Probleemoplossing

Voor gedetailleerde probleemoplossing voor documenten, inclusief verwerking, cloud sync en meer, zie de Probleemoplossing Gids →.

Volgende Stappen